Check-in

Omoplata bietet automatisierte Check-in-Optionen, mit denen Mitglieder ihre eigene Anwesenheit erfassen koennen, ohne dass ein Admin jeden manuell als anwesend markieren muss. Es gibt zwei Hauptmethoden: PIN-basierter Check-in an einer Tablet-Station und QR-Code-Scan ueber das Mitgliederportal.

Check-in-Einstellungen

Konfiguriere das Check-in-Verhalten unter Einstellungen > Check-in. Folgende Optionen sind verfuegbar:

Check-in-Zeitfenster

• Minuten vor Beginn -- Wie viele Minuten vor Kursbeginn der Check-in verfuegbar wird. Standard: 30 Minuten. Wenn ein Kurs um 19:00 beginnt, koennen Mitglieder ab 18:30 einchecken.
• Minuten nach Beginn -- Wie viele Minuten nach Kursbeginn der Check-in noch akzeptiert wird. Standard: 10 Minuten. Bei einem 19:00-Kurs schliesst der Check-in um 19:10.

Dieses Zeitfenster stellt sicher, dass Mitglieder nur einchecken koennen, wenn sie tatsaechlich im Verein sind und der Kurs in Kuerze beginnt oder gerade begonnen hat. So werden versehentliche oder verfruehte Check-ins verhindert.

Teilnahmeabsichten

• Teilnahmeabsicht aktiviert -- Wenn aktiviert (Standardeinstellung), sehen Mitglieder auf ihrem Portal-Dashboard eine Frage, ob sie an kommenden Kursen teilnehmen moechten. Sie koennen fuer jede Einheit mit "Ja" oder "Nein" antworten. Wenn deaktiviert, zeigt das Portal einfach die kommenden Kurse an, ohne nach einer Antwort zu fragen.
• Absicht erforderlich -- Wenn aktiviert, kann ein Mitglied nur einchecken, wenn es zuvor seine Teilnahme bestaetigt hat (durch Setzen der Absicht auf "Ja"). Mitglieder, die ihre Absicht nicht bestaetigt haben, werden beim Check-in abgewiesen. Diese Einstellung ist standardmaessig deaktiviert.

PIN-basierter Check-in

Der PIN-Check-in ist fuer ein Tablet oder einen Kiosk gedacht, der am Eingang deines Vereins oder in der Naehe der Matten platziert wird. Mitglieder geben ihre persoenliche PIN ein, um bei ihrer Ankunft die Anwesenheit zu erfassen.

So funktioniert es

1. Ein Tablet oder iPad im Verein zeigt die Station-Check-in-Seite an.
2. Wenn ein Mitglied ankommt, gibt es seine persoenliche PIN auf dem angezeigten Tastenfeld ein.
3. Das System sucht das Mitglied anhand seiner PIN.
4. Omoplata prueft, ob es eine aktive Kurseinheit innerhalb des Check-in-Fensters gibt (basierend auf den Einstellungen fuer Minuten davor und danach).
5. Wenn eine passende Einheit gefunden wird und alle Validierungen bestanden sind, wird der Anwesenheitsdatensatz automatisch erstellt.
6. Das Mitglied sieht eine Bestaetigung mit seinem Namen und dem Kurs, in den es eingecheckt hat.

PIN-Einrichtung

Jedem Mitglied kann ueber sein Profil eine PIN zugewiesen werden. PINs werden als Benutzeridentifikation vom Typ "PIN" gespeichert. Mitglieder koennen ihre eigene PIN auch ueber das Mitgliederportal festlegen oder aendern.

Validierungspruefungen

Wenn ein Mitglied seine PIN eingibt, fuehrt das System mehrere Pruefungen durch, bevor die Anwesenheit erfasst wird:

• Die PIN muss einem registrierten Mitglied zugeordnet sein.
• Es muss eine aktive Kurseinheit innerhalb des konfigurierten Zeitfensters geben.
• Wenn der Kurs eine Zuweisung erfordert, muss das Mitglied dem passenden Zeitfenster zugewiesen sein.
• Wenn "Absicht erforderlich" aktiviert ist, muss das Mitglied zuvor seine Teilnahmeabsicht bestaetigt haben.

Wenn eine Pruefung fehlschlaegt, sieht das Mitglied eine entsprechende Meldung (z.B. "Kein Kurs verfuegbar" oder "Ungueltige PIN").

QR-Code-Check-in

Beim QR-Code-Check-in scannen Mitglieder mit ihrem Handy einen Code, um sich ueber ihr Portal einzuchecken.

QR-Codes einrichten

1. Navigiere zu Einstellungen > Check-in.
2. Klicke auf Herunterladen, um ein PDF mit dem QR-Code zu generieren.
3. Drucke den QR-Code aus und platziere ihn am Eingang deines Vereins, in der Naehe der Matten oder ueberall dort, wo Mitglieder ihn bei ihrer Ankunft leicht scannen koennen.

Der QR-Code enthaelt die URL zur Station-Check-in-Seite. Wenn ein Mitglied ihn mit seinem Handy scannt, wird es zu einer Check-in-Seite weitergeleitet, die die Anwesenheitserfassung uebernimmt.

So funktioniert der QR-Check-in

1. Das Mitglied scannt den ausgedruckten QR-Code mit der Handykamera.
2. Der Browser oeffnet die Check-in-Seite.
3. Wenn das Mitglied in seinem Portal angemeldet ist, wird seine Anwesenheit fuer die aktuelle Kurseinheit erfasst.
4. Der Anwesenheitsdatensatz wird mit der Quelle "QR-Code" markiert, die als kleines QR-Symbol neben dem Namen des Mitglieds im Termin-Detailfenster erscheint.

Dieselben Zeitfenster- und Validierungsregeln gelten wie beim PIN-Check-in -- das Mitglied kann nur innerhalb der konfigurierten Minuten vor und nach der Kursstartzeit einchecken.

Stationsmodus

Die Station ist eine spezielle Oberflaeche, die fuer Tablets in deinem Verein entwickelt wurde. Sie bietet ein vereinfachtes, zweckgebundenes Erlebnis fuer den Empfangsbetrieb.

Zugriff auf die Station

Die Station laeuft unter einer eigenen URL fuer deinen Verein. Sie verwendet ein schlankes Layout, das fuer Tablet-Bildschirme optimiert ist und vom vollstaendigen Admin-Dashboard getrennt ist.

Station-Funktionen

Das Station-Dashboard bietet:

• Interessenten-Verwaltung -- Interessenten (potenzielle Mitglieder) anzeigen, suchen und in vollwertige Mitglieder umwandeln.
• Neumitglieder-Registrierung -- Den Aufnahmeprozess fuer Laufkundschaft direkt vom Tablet aus starten.
• Ausstehende Aufnahmen -- Mitglieder einsehen, die ihre Registrierung begonnen, aber noch nicht abgeschlossen haben, und deren Aufnahmeprozess fortsetzen.

Die Station im Tagesgeschaeft nutzen

Ein typischer Arbeitsablauf in einem Verein mit einer Tablet-Station:

1. Vor dem Kurs -- Die Station zeigt die Liste der Interessenten und ausstehenden Aufnahmen an. Wenn ein neuer Besucher hereinkommt, kann das Personal seinen Interessenten-Datensatz nachschlagen und den Mitglieder-Umwandlungsprozess starten.
2. Bei der Ankunft -- Mitglieder geben ihre PIN an der Station ein, um einzuchecken, oder scannen den QR-Code mit ihrem Handy.
3. Nach dem Kurs -- Admins koennen die Anwesenheit ueber das Termin-Detailfenster im Haupt-Dashboard ueberpruefen, um die Vollstaendigkeit sicherzustellen.

Check-in und Anwesenheitsdatensaetze

Unabhaengig von der Check-in-Methode landen alle Anwesenheitsdatensaetze am selben Ort und werden fuer Auswertungen, Statistiken und Graduierungsverfolgung identisch behandelt. Der einzige Unterschied ist eine Kennzeichnung, die erfasst, wie der Check-in durchgefuehrt wurde:

• Admin -- Manuell von einem Admin ueber das Termin-Detailfenster erfasst.
• QR-Code -- Das Mitglied hat einen QR-Code gescannt.
• Tablet -- Das Mitglied hat den PIN-basierten Station-Check-in verwendet.

Diese Quellenverfolgung hilft dir zu verstehen, wie deine Mitglieder bevorzugt einchecken und ob deine automatisierten Systeme angenommen werden.