Kurse einrichten

Kurse bilden den Trainingsplan deines Vereins. Jeder Kurs steht fuer eine wiederkehrende Einheit -- wie "BJJ Grundlagen" oder "Kinder Judo" -- und Omoplata generiert automatisch einzelne Termine (Vorkommnisse) aus den von dir definierten Zeitfenstern. Diese Anleitung fuehrt dich durch die Erstellung deines vollstaendigen Kursplans.

Schritt 1: Einen Kurs erstellen

1. Navigiere zu Kurse in der Hauptseitenleiste. Damit oeffnet sich die Wochenplan-Ansicht.
2. Klicke auf die Schaltflaeche Kurs erstellen oben rechts.
3. Fuelle die Pflichtfelder aus:
   • Name -- ein beschreibender Name fuer den Kurs (zum Beispiel "Montag Abend No-Gi", "BJJ Grundlagen", "Kinder Judo").
   • Zielgruppe -- fuer welche Mitgliedergruppe dieser Kurs gedacht ist (Erwachsene, Kinder usw.). Wenn dein Verein nur eine Zielgruppe konfiguriert hat, wird diese automatisch ausgewaehlt.
4. Fuelle die optionalen Felder nach Bedarf aus:
   • Untertitel -- ein kurzer Zusatztext, der auf der oeffentlichen Vereinswebsite unterhalb des Kursnamens im Stundenplan angezeigt wird (zum Beispiel "Alle Level willkommen" oder "Wettkampfvorbereitung").
   • Disziplin -- die Kampfkunstdisziplin (BJJ, Muay Thai, Judo usw.). Diese wird zur Filterung und Graduierungsverfolgung verwendet.
   • Trainer -- der Standardtrainer fuer diesen Kurs. Der Trainername erscheint in den Termindetails und auf dem oeffentlichen Stundenplan.
   • Maximale Teilnehmer -- die maximale Anzahl an Mitgliedern pro Einheit. Wenn ein Limit gesetzt ist, verhindert das Portal Anmeldungen, sobald das Limit erreicht ist, und zeigt eine "Kurs voll"-Nachricht an. Der Stundenplan zeigt einen Auslastungsindikator an (zum Beispiel "12/20").
   • Altersgruppe -- wenn die Zielgruppe Altersgruppen hat, beschraenke den Kurs auf eine bestimmte Altersklasse.
   • Standort -- der Ort, an dem der Kurs stattfindet. Erforderlich, wenn dein Verein mehrere Standorte hat.
   • Farbe -- waehle eine Farbe aus der Palette, um diesen Kurs im Stundenplan visuell hervorzuheben. Zum Beispiel Blau fuer BJJ und Rot fuer Muay Thai.
5. Klicke auf Speichern, um den Kurs zu erstellen.

Schritt 2: Zeitfenster hinzufuegen

Zeitfenster definieren, wann der Kurs jede Woche stattfindet. Du brauchst mindestens ein Zeitfenster, damit Termine generiert werden.

1. Im Kurs-Erstellungsformular (oder nach der Erstellung auf der Bearbeitungsseite) findest du den Abschnitt Zeitfenster.
2. Klicke auf Zeitfenster hinzufuegen.
3. Stelle fuer jedes Zeitfenster ein:
   • Wochentag (Montag, Dienstag usw.).
   • Startzeit (zum Beispiel 18:00).
   • Endzeit (zum Beispiel 19:30).
4. Fuege so viele Zeitfenster hinzu wie noetig. Zum Beispiel ein Kurs, der dreimal pro Woche stattfindet:
   • Montag 18:00 -- 19:30
   • Mittwoch 18:00 -- 19:30
   • Freitag 18:00 -- 19:30
5. Speichere die Aenderungen.

Sobald Zeitfenster gespeichert sind, generiert Omoplata automatisch Termine (einzelne Einheiten) fuer die naechsten 12 Monate. Diese Termine erscheinen im Stundenplan und stehen fuer die Anwesenheitsverfolgung und Mitgliederanmeldungen zur Verfuegung.

Schritt 3: Standardtrainer zuweisen

Jedem Kurs kann ein Standardtrainer zugeordnet werden, der im Stundenplan und in den Termindetails angezeigt wird.

1. Waehle beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kurses den Trainer aus dem Trainer-Dropdown.
2. Der Trainername erscheint bei jedem Termin, der fuer diesen Kurs generiert wird.

Trainer fuer einzelne Termine aendern

Wenn ein Vertretungstrainer eine bestimmte Einheit uebernimmt:

1. Navigiere zum Stundenplan und klicke auf den jeweiligen Termin.
2. Aendere im Termindetail-Dialog den Trainer nur fuer diese Einheit.
3. Die Aenderung gilt nur fuer den ausgewaehlten Termin -- alle anderen Einheiten zeigen weiterhin den Standardtrainer an.

Dies ist nuetzlich, um nachzuverfolgen, welcher Trainer tatsaechlich jede Einheit geleitet hat, auch wenn Vertretungen vorkommen.

Schritt 4: Kurszuweisungen aktivieren (optional)

Einige Vereine verlangen, dass Mitglieder bestimmten woechentlichen Zeitfenstern zugewiesen werden, anstatt eine offene Teilnahme zu ermoeglichen. Dies ist bei Kinderprogrammen oder begrenztem Mattenplatz ueblich.

1. Aktiviere beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kurses die Option Zuweisung erforderlich.
2. Speichere den Kurs.

Wenn Kurszuweisungen aktiviert sind:

• Mitglieder muessen ueber ihre Mitgliedschaft bestimmten Zeitfenstern zugeordnet werden. Ein Admin weist jedes Mitglied einem oder mehreren woechentlichen Zeitfenstern zu (zum Beispiel "Montag 17:00" und "Mittwoch 17:00").
• Das Mitgliederportal zeigt nur die Einheiten an, denen das Mitglied zugewiesen ist.
• Der Check-in prueft, ob das Mitglied der aktuellen Einheit zugewiesen ist, bevor die Anwesenheit erlaubt wird.
• Die Termindetailansicht listet zugewiesene Mitglieder getrennt von denen auf, die ihre Teilnahme ueber das Portal angekuendigt haben.

Weitere Details zur Funktionsweise von Zuweisungen findest du unter Kurse.

Schritt 5: Check-in-Einstellungen konfigurieren

Der Check-in ermoeglicht es Mitgliedern, ihre Anwesenheit ueber eine PIN-basierte Station oder QR-Code-Scan selbst zu erfassen. Konfiguriere das Verhalten unter Einstellungen > Check-in.

Check-in-Zeitfenster einstellen

1. Stelle Minuten vor Beginn ein -- wie frueh vor Kursbeginn der Check-in verfuegbar wird (Standard: 30 Minuten). Fuer einen Kurs um 19:00 Uhr oeffnet der Check-in um 18:30 Uhr.
2. Stelle Minuten nach Beginn ein -- wie spaet nach Kursbeginn der Check-in noch akzeptiert wird (Standard: 10 Minuten). Fuer einen Kurs um 19:00 Uhr schliesst der Check-in um 19:10 Uhr.

Teilnahmeabsichten konfigurieren

1. Teilnahmeabsicht aktiviert -- einschalten (Standard), um Mitglieder ueber das Portal zu fragen, ob sie an kommenden Kursen teilnehmen moechten. Ausschalten, um anstehende Kurse einfach nur aufzulisten, ohne nachzufragen.
2. Absicht erforderlich -- einschalten, wenn ein Mitglied nur nach Bestaetigung seiner Teilnahmeabsicht einchecken darf. Bei Aktivierung werden Check-in-Versuche ohne vorherige "Ja"-Absicht abgelehnt. Standardmaessig deaktiviert.

QR-Code herunterladen

1. Klicke auf der Seite Einstellungen > Check-in auf Herunterladen, um ein PDF mit dem QR-Code fuer deine Station-Check-in-Seite zu erstellen.
2. Drucke den QR-Code aus und platziere ihn am Eingang deines Vereins oder in der Naehe der Matten.
3. Wenn Mitglieder den QR-Code mit ihrem Handy scannen, werden sie zur Check-in-Seite weitergeleitet, wo ihre Anwesenheit automatisch erfasst wird.

Schritt 6: Weitere Kurse erstellen

Wiederhole die Schritte 1 bis 4 fuer jeden Kurs, den dein Verein anbietet. Ein typischer Vereinsplan koennte Folgendes umfassen:

• BJJ Grundlagen (Erwachsene) -- Montag, Mittwoch, Freitag 18:00-19:30
• BJJ Fortgeschrittene (Erwachsene) -- Dienstag, Donnerstag 18:00-19:30
• No-Gi (Erwachsene) -- Samstag 10:00-11:30
• Kinder BJJ (Kinder, 7-12 Jahre) -- Montag, Mittwoch 16:30-17:30
• Mini-Kinder BJJ (Kinder, 4-6 Jahre) -- Dienstag, Donnerstag 16:00-16:45
• Open Mat -- Sonntag 10:00-12:00

Schritt 7: Stundenplan ueberpruefen

Nachdem du alle Kurse erstellt hast:

1. Gehe zu Kurse in der Seitenleiste, um den Wochenplan anzuzeigen.
2. Ueberpruefe, ob alle Einheiten zu den richtigen Zeiten und Tagen erscheinen.
3. Pruefe die Farbcodierung, um sicherzustellen, dass verschiedene Kurse visuell unterscheidbar sind.
4. Nutze den Standortfilter, um zu pruefen, ob Kurse dem richtigen Standort zugeordnet sind (falls du mehrere Standorte hast).
5. Nutze den Zielgruppenfilter, um zu pruefen, ob Kinder- und Erwachsenenkurse korrekt kategorisiert sind.
6. Klicke auf einen einzelnen Termin, um zu pruefen, ob Trainer, Kapazitaet und Details korrekt sind.

Naechste Schritte

Mit deinem Kursplan steht dein Verein bereit fuer Mitglieder:

• Neues Mitglied registrieren -- fuege Mitglieder hinzu, die den Stundenplan einsehen und an Kursen teilnehmen koennen.
• Anwesenheit verfolgen -- erfahre mehr ueber PIN-Check-in, QR-Codes und manuelle Anwesenheitserfassung.
• Benachrichtigungen konfigurieren -- richte automatisierte E-Mails fuer deine Mitglieder ein.

Ausfuehrliche Details zur Verwaltung von Kursen, Terminen und dem Stundenplan findest du unter Kurse und Anwesenheit.