Neues Mitglied registrieren

Es gibt zwei Wege, ein Mitglied in Ihren Verein aufzunehmen: ueber den Erstellungsassistenten im Admin-Bereich oder ueber einen Onboarding-Link, mit dem sich das Mitglied selbst registrieren kann. Diese Anleitung beschreibt beide Ansaetze im Detail.

Option A: Der Erstellungsassistent

Der Erstellungsassistent ist der schnellste Weg fuer Administratoren, ein neues Mitglied direkt vor Ort zu registrieren -- zum Beispiel, wenn jemand hereinkommt und sich sofort anmelden moechte.

Schritt 1: Assistenten oeffnen

Navigieren Sie zu Mitglieder in der Seitenleiste.
Klicken Sie auf die Schaltflaeche Mitglied hinzufuegen oben rechts.

Schritt 2: Persoenliche Daten eingeben

Geben Sie den Vornamen und Nachnamen des Mitglieds ein.
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein. Diese wird fuer den Portal-Login, Benachrichtigungen und Rechnungen verwendet.
Geben Sie das Geburtsdatum ein (optional, aber empfohlen -- es bestimmt die korrekte Zielgruppe und Altersgruppe fuer die Preisgestaltung).
Geben Sie die Telefonnummer ein (optional).

Fuer ein Kindermitglied

Falls das Mitglied minderjaehrig ist:

Der Assistent erkennt dies anhand des Geburtsdatums oder der gewaehlten Zielgruppe und fragt nach den Daten des Erziehungsberechtigten.
Geben Sie die Daten des Erziehungsberechtigten (Elternteil/Vormund) ein: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.
Die E-Mail des Erziehungsberechtigten muss sich von der E-Mail des Kindes unterscheiden, um doppelte Logins zu vermeiden.
Der Erziehungsberechtigte wird zum primaeren Verantwortlichen und Standard-Zahler fuer die Mitgliedschaft des Kindes.

E-Mail ist in manchen Konfigurationen optional

Wenn in Ihrem Verein die Einstellung "E-Mail erforderlich" deaktiviert ist, koennen Mitglieder ohne E-Mail-Adresse erstellt werden. Sie koennen diese spaeter waehrend des Onboardings hinzufuegen. Das ist nuetzlich fuer Walk-in-Registrierungen, bei denen Sie den Prozess nicht verlangsamen moechten.

Schritt 3: Mitgliedschaftsplan waehlen

Der Assistent zeigt die verfuegbaren Plaene, gefiltert nach Zielgruppe und Altersgruppe des Mitglieds.
Waehlen Sie den Plan (zum Beispiel "Jiu-Jitsu Erwachsene").
Waehlen Sie den Planpreis basierend auf der Vertragslaufzeit und Abrechnungshaeufigkeit, die das Mitglied bevorzugt (zum Beispiel "12 Monate, monatlich, 89,00").
Wenn fuer eine bestimmte Auswahl nur eine Option vorhanden ist (eine Vertragslaufzeit, eine Haeufigkeit, eine Altersgruppe), wird diese automatisch ausgewaehlt.

Schritt 4: Abrechnung konfigurieren

Legen Sie das Startdatum der Mitgliedschaft fest. Dies kann heute, ein vergangenes Datum oder ein zukuenftiges Datum sein.
Waehlen Sie den Zahlungstag aus den von Ihrem Verein konfigurierten Optionen (zum Beispiel der 1. oder 15. des Monats). Das erste Abrechnungsdatum wird automatisch als das erste Auftreten des gewaehlten Tages nach dem Startdatum berechnet.
Pruefen Sie die anteilige Gebuehr: Falls das Startdatum vor dem ersten Abrechnungsdatum liegt, wird eine anteilige Gebuehr fuer den Teilzeitraum aufgefuehrt.
Pruefen Sie die Anmeldegebuehren: Falls der Plan Anmeldegebuehren vorsieht, werden diese mit ihren Bezeichnungen und Betraegen aufgelistet. Eine Checkbox ermoeglicht es, die Anmeldegebuehren bei Bedarf zu ueberspringen (zum Beispiel waehrend einer Aktion).

Schritt 5: Zahlungsmethode einrichten

Waehlen Sie die Zahlungsmethode des Mitglieds aus den von Ihrem Verein aktivierten Optionen (SEPA-Lastschrift, Ueberweisung, Barzahlung usw.).
Fuer SEPA-Lastschrift geben Sie die IBAN und den Kontoinhaber ein. Omoplata versucht, die BIC automatisch zu ermitteln. Ein Mandat wird mit dem aktuellen Datum erstellt.
Fuer andere Methoden folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Schritt 6: Assistenten abschliessen

Pruefen Sie die Zusammenfassung mit den Daten des Mitglieds, dem gewaehlten Plan, der Abrechnungskonfiguration und der Zahlungsmethode.
Klicken Sie auf Mitglied erstellen, um die Registrierung abzuschliessen.
Das System erstellt das Mitglied, die Mitgliedschaft, die initialen Transaktionen (einschliesslich anteiliger Gebuehren oder Anmeldegebuehren) und die Zahlungsmethode.

Mitgliedschaft kann optional sein

Wenn in Ihrem Verein die Option "Mitgliedschaft ueberspringen" aktiviert ist, ermoeglicht der Assistent das Ueberspringen des Mitgliedschaftsschritts. Das Mitglied wird ohne Plan erstellt und kann spaeter einem zugewiesen werden. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, ist die Auswahl einer Mitgliedschaft obligatorisch.

Option B: Onboarding-Link senden

Anstatt alle Daten selbst einzugeben, koennen Sie dem Mitglied einen Link senden, mit dem es die Registrierung eigenstaendig abschliesst. Das spart Zeit und stellt sicher, dass das Mitglied von Anfang an Zugang zum Portal hat.

Schritt 1: Mitgliederdatensatz erstellen

Navigieren Sie zu Mitglieder und klicken Sie auf Mitglied hinzufuegen.
Geben Sie mindestens den Namen und die E-Mail des Mitglieds ein.
Schliessen Sie den Assistenten ab (Sie koennen den Mitgliedschaftsschritt ueberspringen, falls Ihre Einstellungen dies erlauben, oder einen Plan in dessen Namen auswaehlen).

Schritt 2: Onboarding-Einladung senden

Nach dem Erstellen des Mitglieds generiert Omoplata einen Onboarding-Link.
Der Link wird auf dem Bildschirm angezeigt, damit Sie ihn kopieren koennen.
Optional kann eine Einladungs-E-Mail automatisch an das Mitglied (oder an dessen Erziehungsberechtigten, falls das Mitglied minderjaehrig ist) gesendet werden. Eine Checkbox steuert, ob diese E-Mail versendet wird.

Schritt 3: Mitglied schliesst das Onboarding ab

Wenn das Mitglied den Onboarding-Link oeffnet, durchlaeuft es den Self-Service-Ablauf:

Willkommensseite -- Registrierung mit den grundlegenden Informationen.
Mitgliedschaftsauswahl -- Auswahl eines Plans und der Preisgestaltung (falls nicht bereits vom Admin ausgewaehlt).
Bedingungen und Vertrag -- Pruefung und digitale Unterschrift des Mitgliedschaftsvertrags. Ein PDF wird mit der Unterschrift und dem Logo Ihres Vereins generiert.
Zahlungseinrichtung -- Konfiguration der Zahlungsmethode (SEPA, Karte usw.) und Akzeptanz der Zahlungsbedingungen.
Medizinische Fragen -- optionaler Gesundheitsfragebogen (falls aktiviert).
Profilbild -- optionaler Foto-Upload.
Abschluss -- Weiterleitung zum Mitglieder-Portal-Dashboard.

Leads konvertieren

Sie koennen ein Mitglied auch aus einem Lead-Datensatz erstellen. Unter Leads verwalten finden Sie Details zur Konvertierung von Leads zu Mitgliedern mit einem vorausgefuellten Onboarding-Ablauf.

Nach der Registrierung

Sobald ein Mitglied registriert ist, passieren automatisch mehrere Dinge:

Transaktionen werden erstellt basierend auf dem Abrechnungsplan der Mitgliedschaft. Falls die Mitgliedschaft in der Vergangenheit beginnt, werden historische Buchungen generiert.
Rechnungen werden generiert fuer jede Transaktion.
Das Mitglied erscheint in der Mitgliederliste mit Mitgliedschaftsstatus, Plan und Abrechnungsinformationen.
Das Mitglied kann sich im Portal anmelden (sofern eine E-Mail vorhanden ist), um seinen Stundenplan, die Abrechnungshistorie und sein Profil einzusehen.

Neues Mitglied ueberpruefen

Gehen Sie zu Mitglieder und suchen Sie nach dem neuen Mitglied.
Klicken Sie auf den Namen, um das Profil zu oeffnen.
Pruefen Sie den Reiter Mitgliedschaften, um den korrekten Plan, Preis und die Daten zu ueberpruefen.
Pruefen Sie den Reiter Zahlungsmethoden, um sicherzustellen, dass die Zahlungsmethode konfiguriert ist.
Achten Sie auf Warnsymbole (z. B. ein Hinweis auf fehlende Zahlungsmethode).

Kindermitglied registrieren

Der Prozess fuer die Registrierung eines Kindes folgt demselben Assistenten, mit zusaetzlichen Schritten fuer den Erziehungsberechtigten.

Starten Sie den Assistenten wie gewohnt und geben Sie die Daten des Kindes ein.
Wenn das System erkennt, dass das Mitglied minderjaehrig ist (basierend auf dem Alter oder der Zielgruppe), wird nach dem primaeren Verantwortlichen (Elternteil oder Vormund) gefragt.
Geben Sie den Namen und die E-Mail des Erziehungsberechtigten ein. Falls der Erziehungsberechtigte bereits im System existiert, wird er automatisch verknuepft.
Der Erziehungsberechtigte wird zum Zahler fuer die Mitgliedschaft und erhaelt alle abrechnungsbezogenen Benachrichtigungen.
Sowohl der Erziehungsberechtigte als auch das Kind (sofern eine E-Mail vorhanden ist) erhalten Portal-Zugang.

Weitere Verantwortliche hinzufuegen

Nachdem das Kindermitglied erstellt wurde, koennen Sie weitere Erziehungsberechtigte hinzufuegen (zum Beispiel einen zweiten Elternteil, Grosseltern oder ein Kindermaedchen):

Gehen Sie zum Mitgliedsprofil des Kindes.
Finden Sie den Bereich fuer Verantwortliche.
Fuegen Sie einen weiteren Verantwortlichen hinzu, indem Sie Name und E-Mail eingeben.
Weitere Verantwortliche erhalten Portal-Zugang, um das Profil, die Kurse und die Anwesenheit des Kindes einzusehen, sind aber nicht der Zahler.

Weitere Informationen zur Funktionsweise von primaeren und weiteren Verantwortlichen finden Sie unter Angehoerige.

Naechste Schritte

Mitgliedschaften verwalten -- erfahren Sie, wie Sie den Plan eines Mitglieds pausieren, kuendigen oder aendern.
Rechnungen generieren -- verstehen Sie, wie die Abrechnung nach der Registrierung funktioniert.
Anwesenheit erfassen -- richten Sie den Check-in ein, damit das neue Mitglied seine Anwesenheit aufzeichnen kann.

Die vollstaendige Referenz zur Mitgliederliste und zu Mitgliedsprofilen finden Sie unter Mitglieder und Mitgliedsprofil.