SEPA-Lastschriften verarbeiten

SEPA-Lastschrift ist die gaengigste Methode fuer europaeische Vereine, Mitgliedsbeitraege einzuziehen. Anstatt darauf zu warten, dass Mitglieder manuell zahlen, erstellen Sie eine Stapeldatei mit allen ausstehenden Rechnungen und laden diese bei Ihrer Bank hoch. Diese Anleitung fuehrt Sie durch den gesamten Einzugszyklus von Anfang bis Ende.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfuellt sind:

• Die SEPA-Glaeubigerdaten Ihres Vereins sind konfiguriert (Glaeubiger-ID, IBAN, BIC) -- siehe Zahlungsmethoden konfigurieren.
• Mindestens ein Mitglied hat eine SEPA-Lastschrift-Zahlungsmethode mit gueltiger IBAN und gueltigem Mandat eingerichtet.
• Ausstehende Rechnungen sind vorhanden, die zum Einzug bereit sind (Status: Ausstehend).

Schritt 1: SEPA-XML-Datei generieren

1. Navigieren Sie zu Finanzen > SEPA in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf die Schaltflaeche Generieren.
3. Omoplata sammelt alle ausstehenden Rechnungen, die fuer den SEPA-Einzug bereit sind, und erstellt eine SEPA-XML-Datei im Standard-Lastschriftformat.
4. Alle enthaltenen Rechnungen wechseln von Ausstehend zu Wartet auf Versand.
5. Alle zugehoerigen Transaktionen werden auf Wartet auf Versand aktualisiert.

Die generierte Datei enthaelt:

• Eine eindeutige Nachrichten-ID zur Identifizierung des Stapels.
• Die Anzahl der enthaltenen Transaktionen.
• Die Kontrollsumme (Gesamtbetrag aller Transaktionen).
• Die Glaeubigerdaten Ihres Vereins.

SEPA-Sequenztypen

Omoplata verwaltet den Sequenztyp fuer jede Lastschrift automatisch:

• FRST (Erstlastschrift) -- wird fuer die allererste Lastschrift unter einem neuen Mandat verwendet (zum Beispiel bei einem Mitglied, das sich gerade angemeldet hat).
• RCUR (Folgelastschrift) -- wird fuer alle weiteren Lastschriften unter demselben Mandat verwendet.

Diese Unterscheidung ist vom SEPA-Regelwerk vorgeschrieben und muss von Ihnen nicht manuell verwaltet werden.

Schritt 2: XML-Datei herunterladen

1. Suchen Sie auf der Seite Finanzen > SEPA die neu erstellte SEPA-Datei in der Liste.
2. Klicken Sie auf die Schaltflaeche Herunterladen, um die XML-Datei auf Ihrem Computer zu speichern.
3. Bewahren Sie die Datei sicher auf -- Sie werden sie im naechsten Schritt bei Ihrer Bank hochladen.

Schritt 3: Bei der Bank hochladen

Laden Sie die SEPA-XML-Datei ueber eine der folgenden Methoden bei Ihrer Bank hoch:

Option A: Online-Banking-Portal

1. Melden Sie sich im Online-Banking-Portal Ihrer Bank an.
2. Navigieren Sie zum Bereich SEPA-Lastschrift oder Sammelzahlung.
3. Laden Sie die XML-Datei hoch.
4. Pruefen Sie die Stapeldetails (Anzahl der Transaktionen, Gesamtbetrag).
5. Bestaetigen und uebermitteln Sie die Datei.
6. Fuehren Sie die erforderliche TAN- oder Zwei-Faktor-Authentifizierung durch.

Option B: FinTS-Integration

Falls Sie Ihre Bank ueber FinTS angebunden haben (siehe Zahlungsmethoden konfigurieren):

1. Nutzen Sie die FinTS-Schnittstelle in Omoplata, um die Datei direkt hochzuladen.
2. Geben Sie Ihre PIN ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
3. Fuehren Sie die von Ihrer Bank geforderte TAN-Authentifizierung durch.

Schritt 4: Datei als hochgeladen markieren

Kehren Sie nach dem Hochladen der XML-Datei bei Ihrer Bank zu Omoplata zurueck und bestaetigen Sie den Upload.

1. Suchen Sie auf der Seite Finanzen > SEPA die SEPA-Datei, die Sie gerade hochgeladen haben.
2. Markieren Sie die Datei als hochgeladen.
3. Dadurch werden folgende Aktualisierungen ausgeloest:
   • Der Status der SEPA-Datei aendert sich zu Hochgeladen mit einem Zeitstempel.
   • Alle zugehoerigen Rechnungen wechseln von Wartet auf Versand zu An Bank gesendet.
   • Alle zugehoerigen Transaktionen werden auf An Bank gesendet aktualisiert.

Schritt 5: Bankverarbeitung abwarten

Nach dem Hochladen verarbeitet die Bank die Lastschriften am angegebenen Faelligkeitsdatum. Waehrend dieser Zeit:

• Die Rechnungen verbleiben im Status An Bank gesendet.
• Mitglieder sehen die ausstehende Buchung auf ihrem Kontoauszug (abhaengig davon, wann ihre Bank sie verarbeitet).
• Etwaige Ruecklastschriften werden von der Bank generiert.

Schritt 6: Rechnungen werden als bezahlt markiert

Rechnungen werden ueber einen von zwei Mechanismen als bezahlt markiert:

Automatische Verarbeitung (Fallback)

Omoplata markiert SEPA-Dateien nach einer konfigurierbaren Wartezeit automatisch als verarbeitet (Standard: 5 Tage nach dem Faelligkeitsdatum). Dabei geschieht Folgendes:

• Der Status der SEPA-Datei aendert sich zu Verarbeitet.
• Alle zugehoerigen Rechnungen werden als Bezahlt markiert.
• Alle zugehoerigen Transaktionen werden als Abgeschlossen markiert.
• Zahlungsdatensaetze werden erstellt.

Dies gilt nur fuer Dateien, bei denen alle Faelligkeitsdaten aelter als die Wartezeit sind, damit genug Zeit bleibt, dass eventuelle Ruecklastschriftdateien eintreffen, bevor Erfolg angenommen wird.

Manuelle Bestaetigung

Wenn Sie nicht auf den automatischen Fallback warten moechten:

1. Gehen Sie zu Finanzen > SEPA und waehlen Sie die Datei aus.
2. Markieren Sie die Datei als verarbeitet.
3. Alle zugehoerigen Rechnungen und Transaktionen werden entsprechend aktualisiert.

SEPA-Ruecklastschriften verarbeiten

Wenn eine SEPA-Lastschrift fehlschlaegt (zum Beispiel wegen unzureichender Deckung, einem geschlossenen Konto oder einem Mandatswiderspruch), stellt Ihnen Ihre Bank eine Ruecklastschriftdatei bereit.

Schritt 1: Ruecklastschriftdatei herunterladen

1. Melden Sie sich im Online-Banking-Portal Ihrer Bank an.
2. Laden Sie die CAMT-Ruecklastschriftdatei herunter (CAMT.054-Format).

Schritt 2: Ruecklastschriftdatei hochladen

1. Klicken Sie auf der Seite Finanzen > SEPA auf die Schaltflaeche zum Hochladen von Ruecklastschriften.
2. Waehlen Sie die CAMT-Datei von Ihrem Computer aus.
3. Omoplata liest die Ruecklastschriftdatei ein und identifiziert die betroffenen Rechnungen.

Schritt 3: Ergebnisse pruefen

Nach der Verarbeitung der Ruecklastschriftdatei:

• Betroffene Rechnungen werden in den Status Wiederholung ausstehend versetzt.
• Zugehoerige Transaktionen werden als fehlgeschlagen markiert.
• Wenn eine Ruecklastschriftgebuehr konfiguriert ist, wird diese automatisch dem Konto des Mitglieds belastet.
• Omoplata verfolgt jede hochgeladene Ruecklastschriftdatei, um eine doppelte Verarbeitung zu verhindern.

Schritt 4: Erneuter Einzug

Fehlgeschlagene Rechnungen im Status Wiederholung ausstehend werden automatisch in die naechste von Ihnen generierte SEPA-XML-Datei aufgenommen. Wenn Sie Ihren naechsten Stapel erstellen, werden diese Rechnungen zusammen mit neuen ausstehenden Rechnungen erneut eingezogen.

Die erneut eingezogene Rechnungsnummer wird mit einem Zaehler versehen (zum Beispiel INV-1000042-1), damit Sie nachverfolgen koennen, wie viele Einzugsversuche unternommen wurden.

SEPA-Datei loeschen

Falls Sie eine SEPA-Datei versehentlich generiert haben oder einen Stapel vor dem Hochladen abbrechen muessen:

1. Suchen Sie die Datei auf der Seite Finanzen > SEPA.
2. Klicken Sie auf Loeschen.
3. Alle enthaltenen Rechnungen wechseln von Wartet auf Versand zurueck zu Ausstehend.
4. Die Rechnungen koennen in einen zukuenftigen Stapel aufgenommen werden.

SEPA-Dateistatus auf einen Blick

Naechste Schritte

• Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln -- erfahren Sie, wie Sie fehlgeschlagene SEPA-Lastschriften und den Mahnprozess verwalten.
• Rechnungen generieren -- verstehen Sie, wie Rechnungen vor dem SEPA-Einzug erstellt werden.
• Zahlungsmethoden konfigurieren -- aktualisieren Sie Ihre SEPA-Einstellungen.

Die vollstaendige Referenz zur SEPA-Lastschrift finden Sie unter SEPA-Lastschrift.