Leads verwalten

Leads sind Personen, die Interesse an Ihrem Verein gezeigt haben, aber noch keine Mitglieder sind. Sie haben sich moeglicherweise auf Ihrer Website fuer ein Probetraining angemeldet, wurden von einem Trainer hinzugefuegt oder kamen ueber eine Empfehlung. Diese Anleitung behandelt den gesamten Lead-Lebenszyklus -- von der Erfassung eines neuen Leads ueber die Planung des Probetrainings bis zur Konvertierung in ein zahlendes Mitglied.

Die Lead-Pipeline verstehen

Leads werden auf einem visuellen Kanban-Board mit zwei Bereichen verwaltet:

Haupt-Pipeline

Die Haupt-Pipeline verfolgt den typischen Weg eines Interessenten:

1. Neu -- der Lead ist gerade eingegangen (ueber Probetraining-Formular, manuelle Eingabe oder Empfehlung).
2. Kontaktiert -- Sie haben den Lead zum ersten Mal angesprochen.
3. Interessiert -- der Lead hat positiv reagiert.
4. Geplant -- ein Probetraining wurde vereinbart.
5. Teilgenommen -- der Lead ist zum Probetraining erschienen.
6. Ueberlegt -- der Lead denkt ueber eine Mitgliedschaft nach.
7. Konvertiert -- der Lead ist Mitglied geworden.

Geparkte Spalten

Eine zweite Gruppe von Spalten behandelt Leads, die den Hauptablauf verlassen:

• Nachfassen -- spaeterer Rueckruf oder Nachricht erforderlich.
• Nicht erschienen -- hatte ein Probetraining vereinbart, ist aber nicht erschienen.
• Nicht interessiert -- hat ausdruecklich abgelehnt.
• Nicht erreichbar -- Kontaktaufnahme war nicht moeglich.
• Warteliste -- moechte beitreten, aber nicht sofort.
• Verloren -- kein aussichtsreicher Interessent mehr.

Sie koennen die geparkten Spalten einklappen, um das Board auf aktive Interessenten zu fokussieren.

Schritt 1: Leads erfassen

Es gibt zwei Wege, wie Leads ins System gelangen.

Ueber das Probetraining-Formular der oeffentlichen Website

Wenn ein Besucher das Probetraining-Formular auf der oeffentlichen Website Ihres Vereins absendet:

1. Ein neuer Lead wird automatisch mit dem Namen, der E-Mail, der Telefonnummer und dem Sportarteninteresse des Besuchers erstellt.
2. Wenn Ihr Verein den Probetraining-Vertrag aktiviert hat, muss der Besucher den Vertrag vor dem Absenden akzeptieren. Ein unterschriebenes PDF wird generiert und dem Lead-Datensatz angehaengt.
3. Wenn die Zeitauswahl in Ihren Probetraining-Einstellungen aktiviert ist, kann der Besucher eine bevorstehende Kurseinheit fuer sein Probetraining waehlen.
4. Der Lead erscheint in der Spalte Neu auf dem Kanban-Board.

Manuelle Eingabe

1. Navigieren Sie zu Leads in der Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf Lead erstellen (oben rechts) oder auf die "+"-Schaltflaeche am unteren Ende der "Neu"-Spalte.
3. Geben Sie den Namen, die E-Mail und die Telefonnummer des Leads ein.
4. Waehlen Sie optional eine Zielgruppe und die gewuenschte Sportart.
5. Klicken Sie auf Speichern. Der Lead erscheint in der "Neu"-Spalte.

Schritt 2: Den Lead kontaktieren

Sobald ein neuer Lead auf dem Board ist, nehmen Sie Kontakt auf.

1. Finden Sie die Lead-Karte in der Spalte Neu.
2. Klicken Sie auf das Augensymbol, um die Schnellansicht zu oeffnen, die alle Kontaktdaten anzeigt.
3. Kontaktieren Sie den Lead per Telefon, E-Mail oder Nachricht.
4. Ziehen Sie nach der Kontaktaufnahme die Lead-Karte von Neu nach Kontaktiert.
5. Die Statusaenderung wird im Aktivitaetsprotokoll erfasst.

Schritt 3: Probetraining planen

Wenn ein Lead Interesse an einem Probetraining zeigt:

1. Ziehen Sie die Lead-Karte in die Spalte Geplant (oder klicken Sie auf den Lead und waehlen Sie "Geplant" als neuen Status).
2. Ein Dialog oeffnet sich und fordert Sie auf, eine Kurseinheit fuer das Probetraining auszuwaehlen.
3. Die Einheitenauswahl zeigt Kurse nach Wochentag gruppiert mit Wochennavigation. Die Kurse werden gefiltert nach:
   • Der Zielgruppen-Praeferenz des Leads.
   • Dem Sportarteninteresse des Leads.
   • Nur Kursen, die Probetrainings (accepts_leads) aktiviert haben.
4. Waehlen Sie den Kurs und das Zeitfenster fuer das Probetraining.
5. Bestaetigen Sie die Auswahl. Der Lead-Status wechselt zu Geplant und der gewaehlte Kurs wird auf der Lead-Karte angezeigt.

Probetraining umplanen

Wenn der Lead seinen Probetraining-Termin aendern muss:

1. Aendern Sie den Status des Leads auf Umgeplant.
2. Derselbe Einheitenauswahl-Dialog oeffnet sich.
3. Die zuvor gewaehlte Einheit ist zur Referenz vorausgewaehlt.
4. Waehlen Sie den neuen Kurs und die neue Zeit.
5. Bestaetigen Sie die Aenderung.

Schritt 4: Probetraining nachverfolgen

Wenn der Lead teilnimmt

1. Ziehen Sie nach dem Probetraining den Lead von Geplant zu Teilgenommen.
2. Sprechen Sie mit dem Lead ueber seine Erfahrung und sein Interesse beizutreten.
3. Wenn er nachdenkt, verschieben Sie ihn nach Ueberlegt.
4. Wenn er bereit ist beizutreten, fahren Sie mit der Konvertierung fort (Schritt 5).

Wenn der Lead nicht erscheint

1. Ziehen Sie den Lead in die Spalte Nicht erschienen.
2. Fassen Sie beim Lead nach, um einen neuen Termin zu vereinbaren oder zu erfahren, warum er nicht erschienen ist.
3. Wenn er eine weitere Chance moechte, verschieben Sie ihn zurueck in die Haupt-Pipeline und planen Sie erneut.

Schritt 5: Lead in ein Mitglied konvertieren

Wenn ein Lead bereit ist, Ihrem Verein beizutreten:

1. Oeffnen Sie die Schnellansicht des Leads, indem Sie auf das Augensymbol der Karte klicken.
2. Klicken Sie auf die Schaltflaeche Mitglied erstellen.
3. Der Konvertierungsdialog oeffnet sich, vorausgefuellt mit den Lead-Informationen:
   • Name und Kontaktdaten werden aus dem Lead-Datensatz uebernommen.
   • Sie koennen alle Felder pruefen und anpassen.
   • Waehlen Sie bei Bedarf eine andere Zielgruppe (um sicherzustellen, dass die richtigen Plaene angezeigt werden).
4. Aktivieren Sie optional die Checkbox, um eine Onboarding-Einladungs-E-Mail an das Mitglied (oder dessen Erziehungsberechtigten) zu senden. Diese Checkbox ist standardmaessig deaktiviert.
5. Klicken Sie auf Erstellen, um die Konvertierung abzuschliessen.

Nach der Konvertierung:

• Ein neuer Mitgliedsdatensatz wird im System erstellt.
• Ein Onboarding-Link wird generiert und Ihnen angezeigt. Sie koennen diesen Link mit dem neuen Mitglied teilen.
• Wenn die E-Mail-Option aktiviert war, wird die Einladung an das Mitglied oder dessen Erziehungsberechtigten gesendet.
• Der Lead-Status wechselt zu Konvertiert.

Lead-Informationen bearbeiten

Sie koennen die Daten eines Leads aktualisieren, ohne die Indexseite zu verlassen.

1. Oeffnen Sie die Schnellansicht fuer den Lead.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten, um zum Inline-Bearbeitungsformular zu wechseln.
3. Aktualisieren Sie den Namen, die Kontaktdaten, die Zielgruppe oder die Altersgruppe des Leads.
4. Erziehungsberechtigten-Felder erscheinen automatisch, wenn die gewaehlte Zielgruppe einen verantwortlichen Zahler erfordert (bei Kindern).
5. Klicken Sie auf Speichern, um die Aenderungen zu uebernehmen, oder Abbrechen, um sie zu verwerfen.

Probetraining-Vertraege herunterladen

Wenn ein Lead die Bedingungen im Probetraining-Anmeldeformular akzeptiert hat, wurde ein Vertrags-PDF generiert.

1. Oeffnen Sie die Schnellansicht des Leads.
2. Wenn ein unterschriebener Probetraining-Vertrag vorhanden ist, wird ein Download-Link angezeigt.
3. Klicken Sie auf den Link, um das PDF herunterzuladen.

Das Vertrags-PDF enthaelt den Vertragstext, die Unterschrift des Leads (falls zutreffend) sowie Datum und Uhrzeit der Annahme.

Lead-Statistiken ueberwachen

Am oberen Rand der Lead-Seite bieten zwei Kennzahlen einen schnellen Ueberblick:

• Anzahl der Leads -- Gesamtzahl der Leads im System. Der Untertext zeigt, wie viele neue Leads in diesem Monat eingegangen sind.
• Konvertierte Leads -- Gesamtzahl der Leads, die den Status "Konvertiert" erreicht haben. Der Untertext zeigt die Konvertierungen fuer den aktuellen Monat.

Verfolgen Sie diese Kennzahlen ueber die Zeit, um Ihre Konversionsrate und die Effektivitaet Ihrer Probetraining-Pipeline zu verstehen.

Leads suchen

Verwenden Sie die Suchleiste am oberen Rand des Kanban-Boards, um Leads nach Name oder E-Mail zu filtern. Die Ergebnisse aktualisieren sich in Echtzeit ueber alle Spalten hinweg, sodass Sie einen bestimmten Interessenten leicht finden koennen.

Tipps fuer eine effektive Lead-Pipeline

1. Reagieren Sie schnell auf neue Leads. Je frueher Sie einen neuen Lead kontaktieren, desto wahrscheinlicher vereinbart er ein Probetraining. Versuchen Sie, innerhalb von 24 Stunden Kontakt aufzunehmen.
2. Planen Sie das Probetraining beim Erstkontakt. Wenn Sie den Lead am Telefon oder per E-Mail haben, buchen Sie das Probetraining sofort.
3. Fassen Sie bei Nicht-Erscheinen nach. Ein Nicht-Erscheinen ist kein verlorener Fall. Viele Menschen hatten einfach einen Terminkonflikt und schaetzen eine zweite Chance.
4. Konvertieren Sie zeitnah nach dem Probetraining. Erstellen Sie nach einem positiven Probetraining den Mitgliedsdatensatz und senden Sie den Onboarding-Link, bevor die Begeisterung nachlässt.
5. Nutzen Sie die geparkten Spalten. Lassen Sie kalte Leads nicht in der Haupt-Pipeline. Verschieben Sie sie nach "Nachfassen", "Warteliste" oder "Verloren", um das Board uebersichtlich und fokussiert zu halten.

Naechste Schritte

• Neues Mitglied registrieren -- verstehen Sie den vollstaendigen Mitglieder-Erstellungsprozess nach der Lead-Konvertierung.
• Kurse einrichten -- stellen Sie sicher, dass Ihre fuer Probetrainings freigegebenen Kurse konfiguriert sind.
• Anwesenheit erfassen -- erfassen Sie die Anwesenheit fuer Probetraining-Teilnehmer.

Die vollstaendige Referenz zum Lead-System finden Sie unter Leads und Probetrainings.