Finanzen
Rechnungen
Rechnungen sind Zahlungsaufforderungen, die an Ihre Mitglieder gesendet werden. Sie fassen eine oder mehrere Transaktionen in einem einzigen Dokument mit einem Fälligkeitsdatum zusammen und machen deutlich, was ein Mitglied schuldet und wann die Zahlung erwartet wird. Omoplata erstellt Rechnungen automatisch, wenn Mitgliedschaftsbelastungen erzeugt werden, aber Sie können sie bei Bedarf auch manuell verwalten.
Wie Rechnungen erstellt werden
Automatische Erstellung
Wenn Omoplata Transaktionen aus aktiven Mitgliedschaften erzeugt, wird gleichzeitig eine Rechnung erstellt. Jede Rechnung bündelt die Transaktionen für einen bestimmten Zahler und enthält:
- Eine eindeutige Rechnungsnummer mit Präfix (zum Beispiel
INV-1000042). - Einen Titel, der sich aus den Titeln aller enthaltenen Transaktionen zusammensetzt, verbunden mit einem
+-Zeichen. - Den Gesamtbetrag (netto, MwSt. und brutto).
- Ein Fälligkeitsdatum, berechnet aus dem Belastungsdatum zuzüglich einer Zahlungsfrist.
- Einzelpositionen, die den einzelnen Transaktionen auf der Rechnung entsprechen.
Der Rechnungstitel ist auf 140 Zeichen begrenzt, da die SEPA-Verwendungszweckinformation diese maximale Länge hat.
Fälligkeitsdaten von Rechnungen
Das Fälligkeitsdatum wird berechnet, indem Ihre konfigurierte Zahlungsfrist zum Belastungsdatum addiert wird. Dies gibt den Mitgliedern einige zusätzliche Tage zur Zahlung. Würde das berechnete Datum weniger als einen Tag in der Zukunft liegen, setzt Omoplata es auf den nächsten Tag, um ein angemessenes Zahlungsfenster zu gewährleisten. Sie können die Zahlungsfrist unter Einstellungen > Abrechnung anpassen.
Rechnungen mit Nullbetrag
Wenn eine Mitgliedschaftsbelastung zu einer Rechnung mit Nullbetrag führt (zum Beispiel bei einer kostenlosen Probezeit), wird die Rechnung automatisch als bezahlt markiert und die zugehörigen Transaktionen werden abgeschlossen. Weder von Ihnen noch vom Mitglied ist eine Aktion erforderlich.
Rechnungsstatus
Rechnungen durchlaufen einen definierten Lebenszyklus. Der aktuelle Status bestimmt, welche Aktionen verfügbar sind und was mit den zugehörigen Transaktionen passiert.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Neu erstellt, wartet auf Bearbeitung oder Zahlung. |
| In Bearbeitung | Wird für die Rechnungsstellung vorbereitet (Legacy-Status, aus Kompatibilitätsgründen beibehalten). |
| Wartet auf Versand | In einer SEPA-XML-Datei enthalten, die erstellt, aber noch nicht an die Bank übermittelt wurde. |
| An Bank gesendet | In einer SEPA-XML-Datei enthalten, die zum Einzug an die Bank übermittelt wurde. |
| Angehalten | Vorübergehend pausiert. Nützlich, wenn Sie ein Problem klären müssen, bevor Sie einziehen. |
| Erneuter Versuch ausstehend | Ein vorheriger Einzugsversuch ist fehlgeschlagen. Die Rechnung ist für einen weiteren Versuch vorgemerkt. |
| Überfällig | Das Fälligkeitsdatum wurde ohne Zahlung überschritten. |
| Bezahlt | Die Rechnung wurde beglichen. |
| Storniert | Die Rechnung wird nicht eingezogen. Kann durch Zurücksetzen auf Ausstehend reaktiviert werden. |
| Erstattet | War bezahlt, wurde aber an das Mitglied zurückerstattet. |
| Nichtig | Endgültig für nichtig erklärt. Anders als bei stornierten Rechnungen kann eine nichtige Rechnung unter normalen Umständen nicht reaktiviert werden. |
Nebenwirkungen von Statusänderungen
Wenn Sie den Status einer Rechnung ändern, aktualisiert Omoplata automatisch die zugehörigen Transaktionen, um alles synchron zu halten:
- Bezahlt -- Transaktionen werden als abgeschlossen markiert und ein Zahlungsdatensatz wird erstellt.
- Ausstehend -- Transaktionen werden auf In Rechnung gestellt zurückgesetzt.
- Storniert -- Transaktionen werden als storniert markiert.
- Erstattet -- Transaktionen werden als erstattet markiert.
- Überfällig -- Transaktionen werden als überfällig markiert.
- Erneuter Versuch ausstehend -- Transaktionen werden als fehlgeschlagen markiert, damit ein erneuter Versuch möglich ist.
- Angehalten -- Transaktionen bleiben als In Rechnung gestellt, aber die Rechnung ist pausiert.
- Nichtig -- Transaktionen werden als nichtig markiert.
Der SEPA-Zahlungsablauf
Wenn Ihr Verein SEPA-Lastschrift nutzt, durchlaufen Rechnungen einen bestimmten Weg im System:
- Ausstehend -- die Rechnung wurde erstellt und wartet auf den nächsten SEPA-Stapel.
- Wartet auf Versand -- eine SEPA-XML-Datei wurde erstellt, die diese Rechnung enthält.
- An Bank gesendet -- die SEPA-Datei wurde an die Bank übermittelt.
- Bezahlt -- die Bank hat die Lastschrift erfolgreich verarbeitet, oder der automatische Fallback hat die Zahlung nach einer Wartezeit bestätigt.
Wird eine SEPA-Datei gelöscht, bevor sie hochgeladen wurde, werden alle Rechnungen im Status "Wartet auf Versand" automatisch auf Ausstehend zurückgesetzt.
Rechnungen einsehen und verwalten
Navigieren Sie zu Finanzen > Rechnungen, um alle Rechnungen zu sehen. Die Liste zeigt für jede Rechnung: Rechnungsnummer, Mitgliedsname, Betrag, Fälligkeitsdatum und Status. Sie können nach Rechnungsnummer, Mitgliedsname oder Beschreibung suchen.
Rechnungsstatus ändern
Wählen Sie eine Rechnung aus, um ihre Details und verfügbaren Aktionen zu sehen. Das Status-Dropdown zeigt nur die Übergänge an, die vom aktuellen Status aus gültig sind. Systemverwaltete Status (Wartet auf Versand, An Bank gesendet, In Bearbeitung) können nicht manuell gesetzt werden -- sie werden durch den SEPA-Workflow gesteuert.
Zahlungsversuche
Wenn eine Rechnung mehrere Einzugsversuche durchläuft (zum Beispiel nach einer SEPA-Rücklastschrift), wird ihre Nummer um einen Zähler ergänzt: INV-1000042-1, INV-1000042-2 usw. So ist leicht erkennbar, wie oft ein Einzug versucht wurde.
Wenn eine SEPA-Lastschrift unbezahlt zurückgegeben wird, kann dem Mitglied eine zusätzliche Gebühr berechnet werden. Der Gebührenbetrag wird unter Einstellungen > Abrechnung konfiguriert.
Rechnungen als PDF herunterladen
Sie können eine PDF-Version jeder Rechnung herunterladen. Im Mitgliederportal können Mitglieder ihre eigenen Rechnungen auch im Abrechnungsbereich herunterladen. Der Download-Link erscheint überall dort neben dem Rechnungsbetrag, wo Rechnungen angezeigt werden.
Rechnungsstatistiken
Am oberen Rand der Rechnungsseite zeigt ein Zusammenfassungs-Widget die Kennzahlen für den aktuellen Monat:
- Fällig gesamt -- der Gesamtbetrag aller in diesem Monat fälligen Rechnungen.
- Bezahlt -- der bereits eingezogene Betrag.
- Ausstehend -- der Betrag, der noch auf Zahlung wartet.
- Anzahl -- die Gesamtzahl der Rechnungen für den Monat.
Diese Statistiken werden im Laufe des Tages regelmäßig aktualisiert.
Rechnungen im Mitgliederportal
Mitglieder können ihre eigene Abrechnungshistorie im Self-Service-Portal einsehen. Die Abrechnungsseite des Portals zeigt die fünf neuesten Transaktionen des Zahlers, wobei jeder Eintrag die Beschreibung, den formatierten Betrag und das Transaktionsdatum anzeigt. Existiert eine Rechnung für eine Transaktion, wird ein Download-Link angezeigt, über den das Mitglied die PDF direkt abrufen kann.