Erste Schritte

Willkommen bei Omoplata. Diese Anleitung fuehrt dich durch alles, was du nach deiner ersten Anmeldung tun musst, um deinen Verein zum Laufen zu bringen. Am Ende wirst du dein Vereinsprofil konfiguriert, deinen Stundenplan eingerichtet und deine ersten Mitglieder registriert haben.

Dein Dashboard

Wenn du dich zum ersten Mal einloggst, landest du auf dem Dashboard. Das ist die Kommandozentrale deines Vereins -- es gibt dir einen schnellen Ueberblick ueber das, was gerade in deiner Akademie passiert.

Das Dashboard zeigt dir die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick, darunter:

• Aktive Mitglieder -- wie viele Mitglieder derzeit eine aktive Mitgliedschaft haben und wie viele in diesem Monat beigetreten sind.
• Bevorstehende Kurse -- der heutige Trainingsplan mit der Anzahl der erwarteten Teilnehmer.
• Letzte Transaktionen -- die neuesten Zahlungen und Gebuehren ueber alle Mitglieder hinweg.
• Gefaehrdete Mitglieder -- aktive Mitglieder, die in den letzten 30 Tagen keinen Kurs besucht haben, damit du dich melden kannst, bevor sie abspringen.

Die Seitenleiste links ist deine Hauptnavigation. Von dort aus kannst du auf Mitglieder, Kurse, Finanzen, Interessenten, Nachrichten, Shop und Einstellungen zugreifen. Nimm dir einen Moment, um das Menue zu erkunden -- du wirst es taeglich nutzen.

Deinen Verein konfigurieren

Bevor du Mitglieder einlaedst, richte die grundlegenden Informationen deines Vereins ein. Gehe ueber die Seitenleiste zu Einstellungen > Allgemein.

Hier kannst du Folgendes konfigurieren:

• Vereinsname -- der Name, der auf der gesamten Plattform und auf deiner oeffentlichen Website angezeigt wird.
• Adresse -- der physische Standort deiner Akademie. Dieser wird auf der Vereinswebsite und auf Rechnungen angezeigt.
• Logo -- lade dein Vereinslogo hoch. Es erscheint auf Vertraegen, Rechnungen und deiner oeffentlichen Website.
• Zeitzone -- stelle die Zeitzone fuer deine Akademie ein. Stundenpläne, Check-in-Zeitfenster und Abrechnungen werden alle auf Basis dieser Zeitzone berechnet.
• Kontakt-E-Mail -- die Haupt-E-Mail-Adresse, ueber die Mitglieder deinen Verein kontaktieren koennen.

Du solltest auch die anderen Einstellungs-Tabs durchsehen, waehrend du gerade hier bist:

• Abrechnung -- konfiguriere deine Zahlungsbedingungen, Rechnungseinstellungen und Karenzzeiten.
• Benachrichtigungen -- waehle, welche automatischen E-Mails deine Mitglieder erhalten (Willkommens-E-Mails, Zahlungserinnerungen usw.).
• Erscheinungsbild -- passe das Aussehen deines Mitgliederportals und deiner oeffentlichen Website an.
• Rechtliches -- fuege deine Allgemeinen Geschaeftsbedingungen und Vertragsvorlagen hinzu, die Mitglieder beim Onboarding unterschreiben.
• Standorte -- wenn deine Akademie mehr als einen Trainingsort hat, fuege hier jeden Standort hinzu.

Disziplinen einrichten

Disziplinen stehen fuer die Kampfkuenste, die dein Verein unterrichtet. Gehe zu Einstellungen > Disziplinen, um sie anzulegen.

Gaengige Beispiele sind:

• Brazilian Jiu-Jitsu (BJJ)
• Muay Thai
• Judo
• Ringen
• Boxen
• MMA
• Capoeira
• Taekwondo

Jede angelegte Disziplin kann mit Kursen und Mitgliedschaftsplaenen verknuepft werden. Du koenntest zum Beispiel einen Kurs "BJJ Grundlagen" und einen Kurs "Muay Thai Sparring" haben, die jeweils mit der entsprechenden Disziplin verbunden sind.

Wenn dein Verein nur eine einzige Kampfkunst anbietet, musst du trotzdem mindestens eine Disziplin anlegen -- sie wird auf der gesamten Plattform zur Organisation von Kursen und Mitgliedschaften verwendet.

Plaene und Preise erstellen

Mitgliedschaftsplaene definieren, was du anbietest und wie viel es kostet. Gehe zu Einstellungen > Plaene, um deinen ersten Plan zu erstellen.

Ein Plan steht fuer ein Angebot deines Vereins. Zum Beispiel:

• "Jiu-Jitsu" -- Zugang zu allen BJJ-Kursen
• "Muay Thai" -- Zugang zu allen Muay-Thai-Kursen
• "Unlimited" -- Zugang zu allen Kursen ueber alle Disziplinen hinweg
• "Kinder BJJ" -- Kurse fuer Kinder

Jedem Plan wird eine Zielgruppe zugeordnet (Erwachsene, Kinder oder Familie), die das Verhalten des Plans bestimmt. Bei Kinderplaenen muss zum Beispiel ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter als verantwortlicher Zahler verknuepft werden.

Planpreise

Innerhalb jedes Plans erstellst du einen oder mehrere Planpreise. Ein Planpreis definiert:

• Vertragslaufzeit -- die Dauer der Bindung (z. B. 6 Monate, 12 Monate oder unbefristet).
• Abrechnungshaeufigkeit -- wie oft dem Mitglied eine Rechnung gestellt wird (z. B. monatlich, vierteljährlich, jaehrlich).
• Preis -- der Betrag, der pro Abrechnungszeitraum berechnet wird.
• Altersgruppe -- bei Kinderplaenen kannst du verschiedene Preisstufen fuer Altersbereiche anlegen (z. B. 4-7 Jahre, 8-12 Jahre, 13-17 Jahre).

Zum Beispiel koennte dein Plan "BJJ Erwachsene" so aussehen:

So koennen Mitglieder die Option waehlen, die am besten zu ihren Beduerfnissen passt, waehrend laengere Bindungen mit niedrigeren Monatsbeitraegen belohnt werden.

Abrechnungshaeufigkeiten einrichten

Bevor Gebuehren automatisch generiert werden koennen, stelle sicher, dass deine Abrechnungshaeufigkeiten unter Einstellungen > Haeufigkeiten konfiguriert sind. Haeufigkeiten definieren die Intervalle, in denen Omoplata Transaktionen fuer deine Mitglieder erstellt -- zum Beispiel monatlich am Ersten jedes Monats oder woechentlich jeden Montag.

Die Haeufigkeit wird mit jedem Planpreis verknuepft, sodass verschiedene Plaene unterschiedliche Abrechnungszyklen haben koennen.

Deinen ersten Kurs anlegen

Wenn deine Disziplinen fertig sind, kannst du deinen Trainingsplan erstellen. Gehe in der Seitenleiste zu Kurse.

Um einen Kurs zu erstellen:

1. Klicke auf Kurs erstellen.
2. Gib ihm einen Namen (z. B. "BJJ Grundlagen", "Muay Thai alle Stufen", "No-Gi Fortgeschrittene").
3. Waehle die zugehoerige Disziplin.
4. Weise einen Standard-Trainer zu.
5. Optional kannst du eine maximale Teilnehmerzahl festlegen, wenn der Mattenplatz oder das Trainer-Schueler-Verhaeltnis dies erfordert.
6. Waehle eine Farbe fuer die Stundenplan-Anzeige -- das hilft, Kurse im Stundenplan visuell zu unterscheiden.

Zeitfenster

Nach dem Erstellen des Kurses fuege Zeitfenster hinzu, um festzulegen, wann er jede Woche stattfindet. Zum Beispiel:

• Montag 18:00 - 19:30
• Mittwoch 18:00 - 19:30
• Freitag 18:00 - 19:30

Omoplata nutzt diese Zeitfenster, um automatisch Termine zu generieren -- einzelne Einheiten, die im Kalender erscheinen. Mitglieder sehen diese Termine in ihrem Portal und koennen angeben, ob sie teilnehmen moechten.

Mitglieder registrieren

Wenn deine Plaene und Kurse eingerichtet sind, kannst du damit beginnen, Mitglieder hinzuzufuegen. Gehe in der Seitenleiste zu Mitglieder und klicke auf Mitglied hinzufuegen.

Der Assistent zur Mitglieder-Erstellung fuehrt dich durch:

1. Persoenliche Daten -- Name, E-Mail, Geburtsdatum und Telefonnummer.
2. Mitgliedschaftsauswahl -- waehle, fuer welchen Plan und Preis sich dieses Mitglied anmeldet. Lege das Startdatum und das Abrechnungs-Startdatum fest.
3. Zahlungsmethode -- konfiguriere, wie dieses Mitglied bezahlt (SEPA-Lastschrift, Ueberweisung usw.).

Bei Kinder-Mitgliedschaften fragt der Assistent zusaetzlich nach den Daten des Elternteils bzw. Erziehungsberechtigten. Der Erziehungsberechtigte wird zum verantwortlichen Zahler und erhaelt die Rechnungen.

Bestehende Mitglieder importieren

Wenn du von einem anderen System umsteigst, unterstuetzt Omoplata den Massenimport. Kontaktiere den Support, um den besten Ansatz fuer deine Datenmigration zu besprechen. Importierte Mitglieder werden als bereits aktiv behandelt, sodass keine doppelten Gebuehren fuer vergangene Abrechnungszeitraeume erstellt werden.

Naechste Schritte

Wenn dein Verein konfiguriert und deine ersten Mitglieder registriert sind, gibt es hier einige Bereiche, die du als Naechstes erkunden kannst:

• Kurse verwalten -- Erfahre mehr ueber Termine, Anwesenheitsverfolgung und wie das Check-in-System funktioniert.
• Transaktionen und Abrechnung -- Verstehe, wie Omoplata Gebuehren generiert, Rechnungen erstellt und Zahlungen automatisch verarbeitet.
• SEPA-Lastschrift -- Wenn du Zahlungen per SEPA einziehst, erfahre hier, wie du Lastschriftdateien erstellst und exportierst.
• Interessenten und Probetraining -- Richte deinen Funnel fuer potenzielle Mitglieder ein, vom Erstkontakt ueber das Probetraining bis zur Konversion.
• Nachrichten -- Kommuniziere mit deinen Mitgliedern einzeln oder in Gruppen.
• Einstellungen im Detail -- Erkunde alle verfuegbaren Konfigurationsoptionen fuer die Feinabstimmung deines Vereinsbetriebs.
• Plaene & Preise -- Richte erweiterte Preisgestaltung mit Altersgruppen, Sonderrabatten und Gebuehren ein.
• Mahnwesen -- Konfiguriere automatische Erinnerungen fuer ueberfaellige Zahlungen.

Wenn du Hilfe brauchst, schau in den Abschnitten Einrichtungshilfen und Anleitungen in der Seitenleiste nach Schritt-fuer-Schritt-Anleitungen fuer gaengige Aufgaben.