Anwesenheit erfassen

Die Anwesenheitserfassung hilft Ihnen zu verstehen, welche Mitglieder regelmaessig trainieren und welche moeglicherweise abspringen. Omoplata unterstuetzt PIN-basiertes Check-in an einer Tablet-Station, QR-Code-Scannen ueber das Mitgliederportal und manuelle Erfassung durch einen Admin. Diese Anleitung behandelt die Einrichtung und Nutzung aller drei Methoden.

Check-in einrichten

Schritt 1: Check-in-Einstellungen konfigurieren

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Check-in.
2. Legen Sie das Check-in-Zeitfenster fest:
   • Minuten vor Beginn -- wie frueh vor einem Kurs der Check-in geoeffnet wird (Standard: 30 Minuten).
   • Minuten nach Beginn -- wie spaet nach Kursbeginn der Check-in noch akzeptiert wird (Standard: 10 Minuten).
3. Konfigurieren Sie die Teilnahmeabsicht:
   • Teilnahmeabsicht aktiviert -- wenn aktiviert, werden Mitglieder ueber das Portal gefragt, ob sie an kommenden Einheiten teilnehmen moechten. Das hilft Trainern bei der Planung der Kursgroesse.
   • Absicht erforderlich -- wenn aktiviert, kann ein Mitglied nur einchecken, wenn es zuvor seine Teilnahmeabsicht bestaetigt hat. Lassen Sie diese Option fuer die meisten Vereine deaktiviert.
4. Speichern Sie die Einstellungen.

Schritt 2: PIN-basiertes Check-in einrichten

PIN-Check-in ist fuer ein Tablet oder einen Kiosk am Vereinseingang gedacht. Mitglieder geben ihre persoenliche PIN ein, um bei ihrer Ankunft die Anwesenheit zu erfassen.

1. Platzieren Sie ein Tablet oder iPad am Vereinseingang oder im Trainingsbereich.
2. Oeffnen Sie auf dem Tablet die Station-Check-in-Seite, indem Sie zur Station-URL Ihres Vereins navigieren.
3. Melden Sie sich mit einem Admin- oder Trainerkonto an. Lassen Sie das Tablet eingeloggt, damit Mitglieder die PIN-Check-in-Funktion nutzen koennen.
4. Mitglieder geben ihre persoenliche PIN auf der Bildschirmtastatur ein.

PINs an Mitglieder vergeben

Jedes Mitglied benoetigt eine PIN, bevor es die Station nutzen kann.

1. Gehen Sie zum Profil des Mitglieds.
2. Suchen Sie den Bereich Identifikationen und fuegen Sie eine PIN hinzu.
3. Alternativ koennen Mitglieder ihre PIN auch selbst ueber das Mitgliederportal festlegen oder aendern.

Schritt 3: QR-Code-Check-in einrichten

QR-Check-in ermoeglicht es Mitgliedern, mit ihrem Handy einen Code zu scannen und ueber das Portal einzuchecken.

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Check-in.
2. Klicken Sie auf Herunterladen, um ein PDF mit dem QR-Code zu generieren.
3. Drucken Sie den QR-Code aus und platzieren Sie ihn am Vereinseingang, neben den Matten oder ueberall dort, wo Mitglieder ihn leicht scannen koennen.
4. Wenn ein Mitglied den QR-Code mit dem Handy scannt, oeffnet der Browser die Check-in-Seite.
5. Wenn das Mitglied in seinem Portal eingeloggt ist, wird die Anwesenheit automatisch fuer die aktuelle Kurseinheit erfasst.

Anwesenheit erfassen

Methode 1: Automatisches Check-in (PIN oder QR)

Wenn ein Mitglied per PIN oder QR-Code eincheckt, fuehrt das System automatisch folgende Schritte durch:

1. Identifikation des Mitglieds.
2. Suche nach der aktiven Kurseinheit innerhalb des konfigurierten Zeitfensters.
3. Validierung, dass das Mitglied alle Anforderungen erfuellt:
   • Die PIN stimmt mit einem registrierten Mitglied ueberein (beim PIN-Check-in).
   • Es gibt eine aktive Kurseinheit innerhalb des Zeitfensters.
   • Das Mitglied ist dem Zeitfenster zugewiesen (falls Kurszuweisungen erforderlich sind).
   • Das Mitglied hat seine Teilnahmeabsicht bestaetigt (falls erforderlich).
4. Erstellung des Anwesenheitseintrags.
5. Anzeige einer Bestaetigung mit dem Namen des Mitglieds und dem Kurs, in den es eingecheckt hat.

Wenn eine Validierung fehlschlaegt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt (zum Beispiel "Derzeit kein Kurs verfuegbar" oder "Ungueltige PIN").

Methode 2: Manuelle Erfassung durch einen Admin

Fuer Situationen, in denen das automatische Check-in nicht verfuegbar ist, koennen Admins die Anwesenheit manuell erfassen.

1. Navigieren Sie zu Kurse in der Seitenleiste, um den Wochenplan zu oeffnen.
2. Klicken Sie auf die Kurseinheit, fuer die Sie die Anwesenheit erfassen moechten.
3. Scrollen Sie im Detaildialog der Kurseinheit zum Bereich Teilnehmer hinzufuegen.
4. Beginnen Sie, einen Mitgliedsnamen in das Suchfeld einzugeben.
5. Waehlen Sie das Mitglied aus den Ergebnissen aus.
6. Das Mitglied wird sofort zur Anwesenheitsliste hinzugefuegt -- es ist kein Speichern noetig.

Um einen Anwesenheitseintrag zu entfernen, klicken Sie auf das Haekchen neben dem Namen des Teilnehmers. Der Eintrag wird sofort geloescht.

Anwesenheitsdaten auswerten

Im Stundenplan

Der woechentliche Stundenplan bietet eine visuelle Uebersicht:

• Jeder Kursblock zeigt Teilnehmer-Avatare (bis zu 5) und das Fuellungsverhaeltnis, wenn eine Kapazitaet konfiguriert ist (zum Beispiel "8/15").
• Klicken Sie auf eine beliebige Kurseinheit, um den Detaildialog mit der vollstaendigen Teilnehmerliste zu oeffnen.

Im Detaildialog der Kurseinheit

Der Dialog zeigt drei Kategorien von Mitgliedern:

• Anwesend -- Mitglieder, die als anwesend markiert wurden (mit tatsaechlichen Anwesenheitseintraegen).
• Dabei -- Mitglieder, die ihre Teilnahme angekuendigt haben, aber noch nicht eingecheckt sind.
• Zugewiesen -- bei Kursen mit erforderlicher Zuweisung die dem Zeitfenster zugewiesenen Mitglieder.

Jeder Teilnehmereintrag zeigt:

• Name und Profilbild des Mitglieds.
• Die Check-in-Quelle als kleines Symbol: Admin (manuell), QR-Code oder Tablet (PIN).
• Den aktuellen Gurt des Mitglieds (falls Graduierungsverfolgung fuer die Disziplin des Kurses aktiviert ist).
• Einen Fortschrittszaehler mit den Einheiten seit der letzten Graduierung (zum Beispiel "45/50").

Im Kurseinheiten-Kalender

1. Navigieren Sie zu einer Kursdetailseite.
2. Waehlen Sie Kurseinheiten in der Seitenleiste.
3. Diese Kalenderansicht zeigt vergangene Einheiten mit erfasster Anwesenheit und zukuenftige Einheiten mit Teilnahmeabsichten und Zuweisungen.

Teilnahmeabsichten

Wenn Teilnahmeabsichten aktiviert sind, sehen Mitglieder auf ihrem Portal-Dashboard eine Frage, ob sie an kommenden Einheiten teilnehmen moechten. Sie antworten mit "Ja" oder "Nein" fuer jede Einheit.

Vorteile von Teilnahmeabsichten

• Trainer koennen sich vorbereiten -- das Wissen, wie viele Mitglieder teilnehmen moechten, hilft bei der Mattenflaechen-Planung und Unterrichtsvorbereitung.
• Kapazitaetsverwaltung -- wenn ein Kurs eine maximale Teilnehmerzahl hat, verhindert das Portal neue Anmeldungen, sobald die bestaetigten Teilnehmer (Anwesende plus "Ja"-Absichten) das Limit erreichen. Mitglieder sehen die Meldung "Kurs voll".
• Zuverlaessigkeitsverfolgung -- wenn ein Admin ein Mitglied mit Teilnahmeabsicht als anwesend markiert, erfasst das System, dass das Mitglied eine vorherige Absicht hatte. Diese Daten stehen fuer Berichte ueber die Verbindlichkeitsquote zur Verfuegung.

Gefaehrdete Mitglieder erkennen

Gefaehrdete Mitglieder sind aktive Mitglieder, die in den letzten 30 Tagen an keinem einzigen Kurs teilgenommen haben. Sie verlieren moeglicherweise die Motivation und koennten von einer persoenlichen Ansprache profitieren.

Gefaehrdete Mitglieder finden

1. Navigieren Sie zu Mitglieder in der Seitenleiste.
2. Schauen Sie auf das Statistik-Panel oben. Die Kennzahl "Gefaehrdete Mitglieder" zeigt die Anzahl aktiver Mitglieder ohne Anwesenheit in den letzten 30 Tagen.
3. Klicken Sie auf den Filter Gefaehrdet in den Statusfiltern, um die vollstaendige Liste anzuzeigen.

Massnahmen ergreifen

Erwaegen Sie fuer jedes gefaehrdete Mitglied:

• Eine persoenliche Nachricht senden und fragen, wie es ihm geht.
• Einen Zeitplanwechsel anbieten, falls die gewohnten Kurszeiten nicht mehr passen.
• Vorschlagen, eine andere Disziplin oder einen anderen Kurs auszuprobieren.
• Eine Mitgliedschaftspause besprechen, falls das Mitglied eine Auszeit braucht (siehe Mitgliedschaften verwalten).

Anwesenheits-Heatmaps

In der Mitgliederliste enthaelt jede Mitgliedszeile eine Anwesenheits-Heatmap ueber die letzten drei Monate. Gruene Quadrate zeigen Wochen mit Trainingsaktivitaet an. Eine Reihe grauer Quadrate macht es einfach, Mitglieder zu erkennen, die aufgehoert haben zu trainieren, ohne in deren Profil klicken zu muessen.

Anwesenheit und Graduierungen

Wenn Ihr Verein die Graduierungsverfolgung nutzt, fliessen Anwesenheitsdaten direkt in die Graduierungsanforderungen ein.

• Der Detaildialog der Kurseinheit zeigt den aktuellen Gurt jedes Teilnehmers.
• Ein Fortschrittszaehler zeigt die Einheiten seit der letzten Graduierung (zum Beispiel "45/50").
• Mitglieder, die die Anwesenheitsanforderung erfuellen, werden hervorgehoben, sodass Trainer leicht erkennen koennen, wer zur Graduierung bereit ist.

Anwesenheit zaehlt nur fuer die Gurtprogression bei Kursen, die dieselbe Disziplin wie der Gurt des Mitglieds haben. Die Teilnahme an einem Muay-Thai-Kurs zaehlt nicht fuer die BJJ-Gurt-Progression.

Naechste Schritte

• Kurse einrichten -- erstellen oder aendern Sie Ihren Trainingsplan.
• Neues Mitglied registrieren -- fuegen Sie Mitglieder hinzu, die einchecken und an Kursen teilnehmen koennen.
• Leads verwalten -- planen Sie Probetrainings fuer Interessenten.

Die vollstaendige Referenz zur Anwesenheitserfassung finden Sie unter Anwesenheit und Check-in.