Benachrichtigungen konfigurieren

Omoplata sendet automatisierte Benachrichtigungen an deine Mitglieder zu wichtigen Zeitpunkten -- wenn eine Zahlung fehlschlaegt, wenn das Onboarding aussteht, wenn eine Lastschrift bald eingezogen wird und mehr. Diese Anleitung fuehrt dich durch die Konfiguration deiner E-Mail-Einstellungen, die Anpassung von Vorlagen und die Steuerung, welche Benachrichtigungen aktiv sind.

Schritt 1: E-Mail-Einstellungen konfigurieren

Jeder Verein nutzt seinen eigenen E-Mail-Server zum Versenden von Nachrichten, sodass Benachrichtigungen von der E-Mail-Adresse deines Vereins kommen und nicht von einem generischen Absender.

1. Gehe zu deinen E-Mail-Konfigurationseinstellungen.
2. Trage die E-Mail-Server-Details ein. Diese erhaeltst du von deinem E-Mail-Anbieter (z.B. Gmail, dein Webhosting-Anbieter oder ein transaktionaler E-Mail-Dienst wie Mailgun oder Postmark):
   • Host -- die Adresse deines E-Mail-Servers (von deinem E-Mail-Anbieter bereitgestellt).
   • Port -- der Verbindungsport (von deinem E-Mail-Anbieter bereitgestellt).
   • Benutzername -- dein E-Mail-Login-Benutzername.
   • Passwort -- dein E-Mail-Login-Passwort.
   • Absenderadresse -- die E-Mail-Adresse, die als Absender fuer alle ausgehenden Nachrichten erscheint (zum Beispiel info@deinverein.com).
3. Speichere die Einstellungen.
4. Sende eine Test-E-Mail, um die Konfiguration zu ueberpruefen. Pruefe, ob die E-Mail ankommt, korrekt angezeigt wird und die konfigurierte Absenderadresse deines Vereins zeigt.

Schritt 2: Benachrichtigungsvorlagen ueberpruefen

Omoplata enthaelt vordefinierte Benachrichtigungsvorlagen fuer alle Systemereignisse. Du kannst keine neuen Typen erstellen, aber den Inhalt jeder Vorlage vollstaendig anpassen.

1. Gehe zu Einstellungen > Benachrichtigungen.
2. Durchsuche die Liste der verfuegbaren Benachrichtigungsvorlagen. Jede Vorlage hat:
   • Einen Namen -- beschreibt, wann die Benachrichtigung gesendet wird.
   • Einen Kanal -- die Zustellmethode (E-Mail, SMS oder Brief).
   • Einen Betreff -- die E-Mail-Betreffzeile.
   • Einen Text -- den Nachrichteninhalt im Markdown-Format.

Gaengige Benachrichtigungstypen

Hier sind einige der Vorlagen, die du ueberpruefen und anpassen solltest:

• Lastschrift fehlgeschlagen -- wird gesendet, wenn eine SEPA-Lastschrift unbezahlt zurueckkommt. Fordert das Mitglied auf, seine Zahlungsmethode zu aktualisieren.
• Onboarding-Einladung -- wird an neue Mitglieder (oder deren Erziehungsberechtigte) gesendet mit einem Link zur Vervollstaendigung der Registrierung.
• Pausenende der Mitgliedschaft -- informiert Mitglieder, dass ihre Pause bald endet und die Abrechnung wieder aufgenommen wird.
• Zahlungserinnerung -- wird vor oder nach dem Rechnungsfaelligkeitsdatum gesendet, abhaengig von deinen Mahnungseinstellungen.
• Willkommens-E-Mail -- wird an neue Mitglieder gesendet, nachdem ihr Konto erstellt wurde.

Schritt 3: Benachrichtigungsvorlage anpassen

1. Klicke in der Benachrichtigungsliste unter Einstellungen > Benachrichtigungen auf die Vorlage, die du bearbeiten moechtest.
2. Der Editor-Bereich oeffnet sich auf der linken Seite, wo du den Inhalt mit Markdown-Formatierung schreiben oder aendern kannst:
   • Verwende # fuer Ueberschriften.
   • Verwende **fett** und *kursiv* fuer Hervorhebungen.
   • Verwende - fuer Aufzaehlungen.
   • Verwende [Text](URL) fuer Links.
3. Der Vorschau-Bereich auf der rechten Seite zeigt eine Live-Darstellung, wie die E-Mail fuer deine Mitglieder aussehen wird. Die Vorschau aktualisiert sich waehrend des Tippens.
4. Bearbeite die Betreffzeile, falls die Vorlage eine enthaelt.
5. Klicke auf Speichern, wenn du mit dem Inhalt zufrieden bist.

Handlungsaufforderungen (Call-to-Action-Buttons) verwenden

Vorlagen koennen CTA-Buttons (Handlungsaufforderungen) enthalten, die Mitglieder zu bestimmten Aktionen verlinken. Um einen Button einzufuegen, setze folgenden Platzhalter in den Vorlagentext:

[cta type='confirm']

Beim Versand der Benachrichtigung wird dieser Platzhalter durch einen gestalteten Button ersetzt. Der Buttontext und die URL werden von der Benachrichtigungsklasse bereitgestellt. Zum Beispiel koennte eine Benachrichtigung ueber eine fehlgeschlagene Zahlung einen Button "Zahlungsmethode aktualisieren" generieren, der das Mitglied zu seinen Zahlungseinstellungen fuehrt.

Die Vorschau zeigt Beispiel-CTA-Buttons, damit du sehen kannst, wie sie in der fertigen E-Mail aussehen werden.

Schritt 4: Benachrichtigungskanaele konfigurieren

Jede Benachrichtigungsvorlage ist einem Zustellkanal zugeordnet. Pruefe die Kanaele fuer jede Vorlage:

• E-Mail -- die primaere Zustellmethode. Wird ueber die in Schritt 1 konfigurierten SMTP-Einstellungen gesendet.
• SMS -- fuer ausgewaehlte Benachrichtigungstypen verfuegbar, wenn dein Verein den SMS-Versand konfiguriert hat.
• Brief -- fuer Benachrichtigungen, die als physische Post versendet werden muessen (wird in einigen Mahnszenarien verwendet).

Der Kanal ist pro Vorlage festgelegt und bestimmt, wie die Nachricht das Mitglied erreicht.

Schritt 5: Benachrichtigungsausloeser aktivieren oder deaktivieren

Einige Benachrichtigungen koennen je nach Praeferenz deines Vereins ein- oder ausgeschaltet werden.

1. Gehe zu Einstellungen > Abrechnung und pruefe die Benachrichtigungsschalter.
2. Suche nach Optionen wie Benachrichtigung bei fehlgeschlagener Zahlung senden. Schalte dies ein, um Mitglieder zu benachrichtigen, wenn ihre SEPA-Lastschrift fehlschlaegt, oder aus, wenn du fehlgeschlagene Zahlungen manuell behandeln moechtest.
3. Pruefe die mahnungsbezogenen Benachrichtigungseinstellungen. Wenn du automatisches Mahnwesen aktiviert hast, werden Erinnerungen gemaess deinem Mahnplan gesendet (siehe Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln fuer Details).
4. Speichere die Einstellungen.

Schritt 6: Mahnbenachrichtigungen konfigurieren (optional)

Wenn dein Verein das Mahnwesen fuer ueberfaellige Rechnungen nutzt, sind die Benachrichtigungsvorlagen fuer Zahlungserinnerungen Teil der Mahneskalation.

1. Gehe zu Einstellungen > Mahnwesen (oder siehe Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln).
2. Konfiguriere die Zustellmethode fuer jede Mahnstufe:
   • Stufe 1 -- nur E-Mail (freundliche Zahlungserinnerung).
   • Stufe 2 -- nur E-Mail (erste formelle Mahnung).
   • Stufe 3 -- E-Mail und Postbrief.
   • Stufe 4 -- E-Mail und Einschreiben.
3. Passe die Mahn-Benachrichtigungsvorlagen unter Einstellungen > Benachrichtigungen an den Ton deines Vereins fuer jede Eskalationsstufe an.

Ausfuehrliche Details zum Mahnprozess findest du unter Mahnwesen.

Schritt 7: Benachrichtigungen testen

Bevor du dich auf automatisierte Benachrichtigungen verlaesst, ueberpruefe, ob sie korrekt funktionieren.

1. Erstelle ein Testmitglied (oder nutze dein eigenes Konto).
2. Loese eine Benachrichtigung aus, indem du die entsprechende Aktion durchfuehrst (zum Beispiel eine Onboarding-Einladung vom Mitgliederprofil aus senden).
3. Pruefe, ob die E-Mail im erwarteten Postfach ankommt.
4. Ueberpruefe, ob Inhalt, Formatierung und CTA-Buttons korrekt dargestellt werden.
5. Stelle sicher, dass die Absenderadresse mit der konfigurierten E-Mail-Adresse deines Vereins uebereinstimmt.

Naechste Schritte

Mit konfigurierten Benachrichtigungen haelt dein Verein seine Mitglieder automatisch auf dem Laufenden. Fahre mit diesen Anleitungen fort:

• Neues Mitglied registrieren -- die Onboarding-Einladung wird automatisch gesendet.
• Fehlgeschlagene Zahlungen behandeln -- konfiguriere Mahnerinnerungen fuer ueberfaellige Rechnungen.
• Rechnungen erstellen -- verstehe, wie Abrechnungsbenachrichtigungen ausgeloest werden.

Die vollstaendige Referenz zu Benachrichtigungsvorlagen und Kanaelen findest du unter Benachrichtigungen.